Productividad en la gestión de la información

Una de las tareas más habituales que todo profesional debe realizar a diario es la de revisar sus fuentes de información para luego ir recopilando artículos en un medio de almacenamiento que proporcione un acceso rápido y cómodo y esté perfectamente catalogado y etiquetado. Esta tarea se puede realizar de forma offline, almacenando la información en el ordenador propio, pero tiene el inconveniente de la poca accesibilidad cada vez que necesitamos disponer de la información cuando estamos lejos de nuestro ordenador. Ahí es donde entra en juego la nube y las aplicaciones web y está claro que estoy hablando de Evernote en particular.

Sobre Evernote y su funcionamiento no voy a decir nada que no se haya dicho ya y, seguramente, mejor. Pero sí voy a exponer algunas formas de uso combinado con otros servicios web que me facilitan el trabajo.

Desde hace unos meses se ha puesto de moda un servicio que bajo el lema de “pon a trabajar la web” permite crear robots que realizan acciones concretas cuando se cumplen ciertas condiciones. Un robot muy simple que podemos crear, a modo de ejemplo, sería uno que nos envíe un correo todos los días a las 7 de la mañana con la previsión del tiempo para hoy. De esa forma, sabremos cómo vestirnos, incluso antes de subir la persiana (eso, si eres como yo, que soy de los que miran el móvil antes de salir de la cama, porque ente otras funciones de mi móvil, una es la de actuar de despertador diciéndome el tiempo que hará hoy).

El servicio del que estoy hablando se llama ifttt (if this then that) y es tan sencillo de usar, con un método completamente visual e intuitivo, que tampoco voy a entrar en detalles cobre cómo ponerlo en marcha. Sólo decir que es necesario registrarse y cuando uses desde ifttt algún otro servicio como Evernote, Twitter, Dropbox o muchos otros, deberás autorizar desde éstos a ifttt para que puedan usar tu cuenta. El proceso de autorización es completamente guiado, así que tampoco te resultará nada complicado. Veamos pues cómo sacar partido a todo esto.

Por las mañanas yo leo mis feed desde Google Reader y en muchas ocasiones me encuentro con información que es interesante para mi o para ciertas personas de mi entorno. Hasta no hace mucho, en Google Reader se disponía de un botón que al pulsarlo se compartía la noticia que estábamos leyendo en un apartado de noticias compartidas y luego desde ahí se creaba un feed que se exportaba a Twitter, a Google Buzz o se incrustaba en un blog, pero lo más interesante es que te podías suscribir a ese feed de una persona y ver sus noticias compartidas dentro del propio Google Reader. Esto ha desaparecido y ahora, Google sólo permite compartir en Google Plus, lo que pierde algo de funcionalidad. Una forma de paliar esto es usar ifttt, creando un robot para que haga precisamente eso y otras cosas más.

El procedimiento que yo uso es el siguiente:

• En ifttt creo una regla que dice que cada vez que yo marco como destacado un artículo en Google Reader (asignando una estrella), publique el título del artículo en Twitter.
• En ifttt creo una segunda regla que dice que cada vez que yo marco como destacado un artículo en Google Reader, envíe el artículo completo a Evernote.
• En ifttt creo una tercera regla que dice que cuando reciba en GMail un correo con un archivo adjunto, envíe el archivo a Dropbox.
• En ifttt creo otra regla que dice que cuando publique en Twitter un enlace, lo envíe a Delicious

Y como estas reglas, tengo muchas más que van automatizando tareas que el propio servicio de ifttt realiza por mi y que no requiere más intervención por mi parte que la de crear una vez la regla correspondiente en ifttt.

Pero el proceso de captura de información no se queda sólo aquí. Llevando mucho más allá las posibilidades de compartición de las aplicaciones para Android, por ejemplo, tanto desde el móvil como desde el tablet, cuando leo un artículo o llego a una web que quiero guardar, pulso sobre el botón de compartir del navegador y envío por correo la página a mi cuenta de Evernote. Esto es algo que es poco conocido, pero muy útil. Tanto Evernote como Google Docs, Youtube, Flickr, Picasa, Dropbox y montones de servicios web te ofrecen una dirección de correo personal que puedes encontrar en las opciones de configuración del servicio y que te permite enviar una página, una foto o un archivo para almacenarlo y gestionarlo en dicho servicio. Así, por ejemplo, si yo envío un archivo PDF a mi dirección de correo en Google Docs (ojo porque o es la misma que la de GMail) y que por descontado llevo en mi agenda del móvil, al instante podré disponer de ese texto en cualquier momento y lugar. Igual sucederá con archivos que quiera almacenar en Dropbox o una cita que desee poner en mi calendario de Google.

Muchas personas se preguntarán que por qué usar el correo para esto en vez de las aplicaciones específicas. La respuesta es muy simple. El correo es un servicio universal al que puedo acceder desde cualquier lugar. Puedo estar en un ordenador que no disponga del plugin correspondiente para Evernote, pero sí podré acceder siempre a mi cuenta de GMail.

En definitiva, lo importante es conocer la existencia de las muchas posibilidades que hay a nuestro alcance para facilitarnos el trabajo, probar cuantas más mejor, lo que nos dará soltura en el uso de herramientas nuevas y experiencia en la evaluación de recursos, para poder determinar cuál es el que se adapta mejor a nuestra forma de trabajar y poder adoptarlo como herramienta de productividad.

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